Cómo elegir y evaluar a una administradora de edificios

Una junta directiva de San Miguel decide cambiar de administradora después de tres años. Recién al pedir la entrega de cargo descubre tres cosas. La cuenta donde se depositaban las cuotas estaba a nombre de la empresa. La relación de deudores vivía en una hoja de cálculo que nadie más tenía. Y el contrato no decía nada sobre qué había que entregar al salir. Reconstruir la deuda de cada departamento tomó tres meses.

Elegir administradora suele resolverse con dos cotizaciones y una recomendación de un vecino. Pero es el contrato más importante del edificio: esa empresa va a cobrar, pagar, contratar y guardar la información de todos. Si no defines desde el inicio qué te debe entregar y cómo vas a medir su trabajo, después es difícil exigirlo.

Esta guía sirve a los dos lados. A la junta de propietarios, para elegir y controlar. A la administradora, para saber qué indicadores reportar y diferenciarse.

En resumen

• Hoy en Perú no se exige registro, título ni licencia para ser administrador de edificios.
• El DL 1568 creó un Registro de Administradores, pero aún no está vigente: depende de un reglamento que, al 7 de octubre de 2026, no encontramos publicado.
• Las cuentas bancarias deben estar a nombre de la junta de propietarios, nunca de la administradora.
• El contrato debe fijar los entregables, quién es dueño de la información y cómo es la entrega de cargo.
• Pide cada mes siete indicadores: cobranza, morosidad por antigüedad, ejecución del presupuesto, fondo de reserva, averías, mantenimiento y satisfacción.

Qué exige hoy la ley a una administradora

Hoy rige la Ley 27157 y su reglamento. El administrador puede ser el presidente, un propietario o una persona natural o jurídica contratada. Presta el servicio mediante un contrato con la junta de propietarios, que debe estar inscrita en Registros Públicos¹². No hay un registro oficial, una licencia ni un título obligatorio.

El Decreto Legislativo 1568, publicado en mayo de 2023, dice que toda edificación en propiedad horizontal debe tener administrador y le fija obligaciones³:

• Cuidar el manejo, mantenimiento, limpieza y preservación de los bienes y servicios comunes.
• Cobrar las cuotas de los gastos comunes.
• Llevar las cuentas de la administración o los libros contables.
• Dar cuenta documentada de su gestión, con balances de ingresos y egresos, y poner los gastos a disposición de la junta para su aprobación y verificación.

El mismo decreto creó un Registro de Administradores de edificaciones a cargo del Ministerio de Vivienda³. Pero el DL 1568 entra en vigencia 180 días después de que se publique su reglamento³. En agosto de 2026 se informó que un juzgado constitucional ordenó al Ministerio publicarlo en un plazo máximo de 30 días hábiles⁴. A fines de agosto de 2026 la norma seguía sin estar vigente⁵. Al cierre de este artículo no encontramos el reglamento publicado en El Peruano.

El proyecto de reglamento que el Ministerio publicó en 2024 describe ese registro como facultativo, público, gratuito y de finalidad informativa⁶⁷. Si se aprueba así, estar inscrita no será un requisito para trabajar. Será un dato más para comparar.

Cómo se hace en otros países

En otros países la actividad está más regulada. Los ejemplos sirven como comparación, no como norma aplicable en Perú. En Florida (EE. UU.), quien administra por pago comunidades de más de 10 unidades o con presupuesto anual mayor a US$ 100,000 necesita una licencia estatal⁸. El Community Associations Institute (CAI), el gremio estadounidense del sector, acredita como AAMC a las empresas que tienen al menos tres años de experiencia y la mitad de sus administradores con una certificación profesional⁹.

La lección para una junta en Lima: como aquí no hay filtro oficial, el filtro lo pones tú. Pide experiencia verificable, referencias y el contrato por escrito.

Qué debe incluir el contrato

1. Alcance. Lista de servicios incluidos en el honorario y lista de servicios que se cobran aparte, con su precio.
2. Honorarios. Monto fijo mensual, forma de reajuste y qué pasa si el edificio crece o se reduce.
3. Entregables con fecha. Por ejemplo, recibos de mantenimiento hasta el día 1, informe de gestión hasta el día 10 del mes siguiente y presupuesto anual en noviembre.
4. Cuentas bancarias. A nombre de la junta de propietarios, una por edificio, sin mezclar fondos de varios edificios¹⁰. Define quién firma y desde qué monto se requiere la firma de un miembro de la junta directiva.
5. Límite de gasto. Monto máximo que la administradora puede comprometer sin aprobación previa.
6. Personal. Si la administradora pone conserjes o personal de limpieza, deben estar en planilla. Si no, la junta puede responder por contingencias laborales o accidentes².
7. Propiedad de la información. Relación de propietarios, estados de cuenta, contratos, actas y archivos son de la junta. Deben entregarse en formato editable cuando la junta los pida.
8. Plazo y salida. Duración, renovación (evita la renovación automática sin aviso), causales de término y preaviso.
9. Entrega de cargo. Un plazo, por ejemplo 15 días, y una lista: saldos bancarios conciliados, deuda por departamento, fondo de reserva, contratos vigentes con proveedores, constancias de mantenimiento, llaves y claves.
10. Persona asignada. Nombre del administrador a cargo y derecho de la junta a pedir su cambio.

Antes de firmar, la contratación debe aprobarse en asamblea, salvo que el reglamento interno faculte al presidente².

Preguntas para la entrevista

• ¿Qué edificios administran hoy y a quién podemos llamar? Llama o visita al menos dos².
• ¿A nombre de quién están las cuentas de sus clientes?
• Muéstrenos un informe de gestión mensual real, sin datos personales.
• ¿Cómo calculan la cuota de mantenimiento y cómo manejan los intereses por mora?
• ¿En cuánto tiempo atienden una avería urgente, como una fuga o un ascensor detenido?
• ¿Cómo eligen proveedores? ¿Tienen empresas vinculadas?
• ¿Qué nos entregan si terminamos el contrato?
• ¿Su personal está en planilla?

Señales de alerta

• Pide que las cuotas se depositen en una cuenta de la empresa.
• No muestra informes de otros edificios ni da referencias.
• Los gastos llegan sin factura o sin cotizaciones comparables.
• El contrato se renueva solo y castiga la salida anticipada.
• Siempre trabaja con los mismos proveedores y nunca cotiza.
• El informe mensual llega tarde, cambia de formato o no cuadra con el banco.

Indicadores que toda administradora debería reportar

Ninguna norma peruana fija estos indicadores. Son buena práctica de gestión. La junta debería pedirlos en el informe mensual, y una administradora seria debería ofrecerlos sin que se los pidan.

Ejemplo: Edificio Las Palmeras, setiembre de 2026

Edificio ficticio en San Miguel, 60 departamentos. Para simplificar, la cuota promedio es de S/ 380.

Cobranza del mes

• Cuotas emitidas: S/ 380 × 60 = S/ 22,800
• Cobrado en setiembre: S/ 19,380
• Cobranza: S/ 19,380 ÷ S/ 22,800 = 85 %

Morosidad por antigüedad

• Hasta 30 días: 9 cuotas × S/ 380 = S/ 3,420
• De 31 a 90 días: 6 cuotas × S/ 380 = S/ 2,280
• Más de 90 días: 12 cuotas × S/ 380 = S/ 4,560
• Deuda total: S/ 3,420 + S/ 2,280 + S/ 4,560 = S/ 10,260

Ejecución del presupuesto (enero a setiembre)

• Gasto real: S/ 178,000
• Presupuesto: S/ 171,000
• Ejecución: S/ 178,000 ÷ S/ 171,000 = 104 %. Toca revisar qué rubro se pasó.

Fondo de reserva

• Saldo de agosto: S/ 40,000
• Aporte de setiembre: S/ 22,800 × 5 % = + S/ 1,140
• Reparación de la bomba de agua: − S/ 6,500
• Saldo de setiembre: S/ 40,000 + S/ 1,140 − S/ 6,500 = S/ 34,640

Averías y mantenimiento

• Averías resueltas en 72 horas: 11 ÷ 14 = 79 %
• Tareas de mantenimiento con constancia: 9 ÷ 10 = 90 %

Con estos números, la junta directiva sabe qué preguntar. ¿Quiénes son los 3 departamentos con más de 90 días de deuda? ¿Por qué se excedió el presupuesto? ¿Qué tarea quedó sin constancia?

Errores comunes

1. Elegir solo por precio. El honorario más bajo suele dejar fuera el informe mensual o la atención de averías, y eso se cobra después como extra.
2. Firmar el contrato modelo de la administradora sin cambios. Ese contrato protege a quien lo redactó.
3. No pedir indicadores desde el primer mes. Si no hay una línea base, después no puedes saber si la gestión mejoró o empeoró.
4. Dejar la información solo en el sistema de la administradora. Exige que los datos se puedan exportar y que te pertenezcan.
5. Cambiar de administradora sin plan de entrega de cargo. Se pierden meses reconstruyendo la deuda de cada departamento.

Cómo llevar este control con Kasas360

• El informe de gestión mensual sale en PDF con cobranza, gastos, fondos y deuda. Al cerrar el mes queda final y se guarda en Documentos.
• La deuda por antigüedad, el estado de cuenta por departamento y el presupuesto por rubro con aviso cuando se excede dan a la junta los indicadores sin pedirlos.
• Cada gasto lleva su factura y la aprobación de la junta. El fondo de reserva y las cuentas muestran sus movimientos.
• Todo cambio queda registrado con nombre y fecha, y los datos son exportables, lo que facilita una entrega de cargo ordenada.
• Las administradoras manejan varios edificios con roles, y cada junta ve solo el suyo. La agenda de mantenimiento y el reporte de averías con fotos dejan registro del trabajo operativo.

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Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un abogado. Revisa también el reglamento interno de tu edificio.