Presupuesto anual del edificio y rendición de cuentas mensual

En marzo, el tesorero de un edificio de Lince nota que la cuenta está casi vacía. Nadie gastó de más a propósito: la luz de áreas comunes subió, se cambió una bomba y dos departamentos dejaron de pagar. Pero como el edificio no tenía presupuesto por rubros, nadie lo vio venir. La cuota se había fijado "igual que el año pasado".

Un presupuesto anual bien hecho evita eso. Dice cuánto cuesta mantener el edificio, de dónde sale cada sol de la cuota y qué pasa si un rubro se dispara. Y un buen informe mensual permite que la junta directiva y los propietarios comparen lo que se planeó con lo que pasó.

Esta guía explica cómo armar el presupuesto, cómo pasar de presupuesto a cuota de mantenimiento, cómo aprobarlo y qué debe tener el informe que se entrega cada mes.

En resumen

• El presupuesto se arma por rubros con montos mensuales, más una línea para fondo de reserva y otra para imprevistos.
• La cuota de cada departamento sale de multiplicar el gasto mensual por su porcentaje de participación.
• El presupuesto lo aprueba la junta de propietarios según las mayorías de tu reglamento interno, y debe quedar en acta.
• Cada mes, compara lo real con lo presupuestado por rubro y explica las diferencias grandes.
• El informe mensual debe cuadrar: saldo inicial + ingresos − egresos = saldo final, con comprobantes y morosidad por antigüedad.

Qué dice la norma peruana

Hoy las juntas de propietarios se rigen por la Ley 27157 y su reglamento (TUO aprobado por Decreto Supremo 035-2006-VIVIENDA). Según el artículo 152 de ese reglamento, a la administración le toca, entre otras cosas, cobrar las cuotas de mantenimiento y pagar los servicios comunes¹. El artículo 138 dice que los gastos comunes se pagan según los porcentajes del reglamento interno².

El Decreto Legislativo 1568, nuevo régimen de propiedad horizontal, es más explícito. Su artículo 28.2 obliga al administrador a llevar las cuentas y a "dar cuenta documentada de su gestión, entregando los balances de ingresos y egresos", y a poner los gastos a disposición de la junta para su aprobación y verificación³. Ese decreto aún no está vigente: entra en vigor 180 días después de que se publique su reglamento, y en agosto de 2026 se informó que un juzgado había ordenado al Ministerio de Vivienda publicarlo⁴. El proyecto de reglamento prepublicado en 2024 añade que el presidente debe rendir cuenta documentada al menos una vez al año⁵.

Aunque el nuevo régimen todavía no rija, ya marca la dirección: cuentas documentadas y gastos verificables. No tiene sentido esperar a que sea obligatorio.

Lo que fija el detalle en tu edificio es el reglamento interno. Un modelo de reglamento interno que circula en el mercado, por ejemplo, pide que el administrador prepare el proyecto de presupuesto antes del 15 de diciembre, que la junta directiva lo revise y que la junta de propietarios lo apruebe en su primera sesión del año⁶. Revisa qué dice el tuyo.

Paso 1: arma el presupuesto por rubros

Parte de los gastos reales de los últimos 12 meses, no de la cuota anterior. Luego ajusta por contratos nuevos, aumentos conocidos y obras previstas.

Ejemplo: edificio ficticio en Lince, 40 departamentos, dos ascensores, agua de cada departamento medida aparte.

Total del presupuesto:

• Gasto mensual: S/ 6,000 + S/ 1,800 + S/ 2,400 + S/ 1,500 + S/ 1,600 + S/ 1,200 + S/ 300 + S/ 1,500 + S/ 700 = S/ 17,000
• Gasto anual: S/ 17,000 × 12 = S/ 204,000

Dos consejos:

• Separa imprevistos de fondo de reserva. Imprevistos es para lo pequeño del mes, como un caño roto. El fondo de reserva es para obras grandes planificadas.
• Anota el supuesto de cada rubro. "Luz: promedio de los últimos 12 meses + 5%" permite discutir con datos en la asamblea.

Paso 2: pasa del presupuesto a la cuota

La cuota de mantenimiento de cada departamento es el gasto mensual por su porcentaje de participación. La suma de porcentajes del edificio debe dar 100%.

• Departamento con 2.10%: S/ 17,000 × 2.10% = S/ 357 al mes
• Departamento con 3.00%: S/ 17,000 × 3.00% = S/ 510 al mes
• En un año, el de 2.10% paga: S/ 357 × 12 = S/ 4,284

Si el reglamento interno fija porcentajes distintos para ciertos gastos (por ejemplo, la cochera solo para quienes la usan), aplica esos porcentajes a ese rubro². Si el agua de cada departamento se mide aparte, va como cargo separado según la lectura del medidor, fuera del presupuesto común.

Paso 3: apruébalo en asamblea

1. La administración o el tesorero prepara la propuesta con el gasto real del año que termina al lado de cada rubro.
2. La junta directiva la revisa y corrige antes de convocar.
3. Envía el presupuesto con la convocatoria, con tiempo para que los propietarios lo lean. Como referencia, la ley chilena exige enviarlo al menos 30 días antes del periodo en que regirá e informar el saldo del fondo de reserva⁷. En Colombia, la asamblea aprueba el presupuesto anual y los estados financieros que presentan el administrador y el consejo⁸.
4. Vota según la mayoría que exige tu reglamento interno y deja en acta el presupuesto aprobado y la cuota resultante.
5. Comunica la nueva cuota a todos los propietarios antes del primer recibo de mantenimiento.

Paso 4: compara real vs presupuesto cada mes

El presupuesto solo sirve si se mira. Cada mes, compara rubro por rubro y explica cualquier diferencia mayor a 10%.

Ejemplo del mes de agosto en el mismo edificio:

Cómo leer la línea que se pasó:

• Agua y luz: S/ 1,950 − S/ 1,500 = S/ 450 por encima
• En porcentaje: S/ 450 ÷ S/ 1,500 = 30% por encima

Una diferencia así necesita explicación en el informe (por ejemplo, una bomba que quedó encendida por una fuga) y una acción. Si se repite tres meses, toca ajustar el presupuesto.

Total de gastos del mes, sin el fondo de reserva:

• Presupuesto: S/ 17,000 − S/ 1,500 = S/ 15,500
• Real: S/ 6,000 + S/ 1,750 + S/ 2,400 + S/ 1,950 + S/ 1,350 + S/ 1,200 + S/ 300 + S/ 500 = S/ 15,450

Qué debe tener el informe mensual

Una consultora tributaria peruana resume bien qué debe tener una rendición de cuentas: cuotas emitidas y cobradas, relación de morosos, saldo de caja, pagos con comprobantes y comparación entre presupuesto y gasto ejecutado⁹. La ley chilena va más lejos: exige rendir cuentas al comité de administración cada mes, con detalle de ingresos, gastos y saldo de caja, y copia de los estados bancarios⁷. Úsalo como estándar.

1. Cobranza del mes

• Cuota emitida: S/ 17,000
• Cobrado de la cuota del mes: S/ 15,640
• Porcentaje cobrado: S/ 15,640 ÷ S/ 17,000 = 92%
• Cobrado de deudas de meses anteriores: S/ 1,100
• Total de ingresos: S/ 15,640 + S/ 1,100 = S/ 16,740

2. Egresos con comprobante

Lista cada pago con fecha, proveedor, RUC, concepto, rubro y número de factura o recibo por honorarios. Adjunta o enlaza la imagen del comprobante. Un pago sin comprobante es una pregunta abierta en la asamblea.

3. Saldo de cuentas

La cuenta debe estar a nombre de la junta de propietarios, no a nombre del presidente o del tesorero¹⁰. El saldo del informe debe coincidir con el estado de cuenta del banco.

Cuenta operativa:

• Saldo inicial: S/ 8,200
• Ingresos del mes: + S/ 16,740
• Gastos pagados: − S/ 15,450
• Traslado al fondo de reserva: − S/ 1,500
• Saldo final: S/ 8,200 + S/ 16,740 − S/ 15,450 − S/ 1,500 = S/ 7,990

Fondo de reserva:

• Saldo inicial: S/ 62,000
• Traslado del mes: + S/ 1,500
• Intereses: + S/ 120
• Saldo final: S/ 62,000 + S/ 1,500 + S/ 120 = S/ 63,620

4. Morosidad por antigüedad

No basta con el total. Separa por tiempo, porque una deuda de más de 90 días se cobra distinto que una de este mes.

• Deuda total: S/ 1,360 + S/ 1,440 + S/ 1,071 + S/ 3,570 = S/ 7,441
• Lo no cobrado del mes cuadra con el primer tramo: S/ 17,000 − S/ 15,640 = S/ 1,360

5. Real vs presupuesto y hechos del mes

La tabla del paso 4, con una línea de explicación por cada rubro que se pasó, y los hechos relevantes: obras, averías, contratos nuevos, acuerdos de la junta directiva.

6. Control

Un estudio de auditores peruano recomienda separar la función contable de las demás tareas administrativas y revisar periódicamente las operaciones con alguien no vinculado a la administración¹¹. En un edificio pequeño puede bastar con que el tesorero revise cada mes los comprobantes y la conciliación bancaria antes de firmar el informe.

Errores comunes

1. Copiar la cuota del año anterior. Si no partes del gasto real, el déficit aparece a mitad de año.
2. Mezclar el fondo de reserva con la caja del mes. El saldo parece alto y se gasta lo que estaba destinado a obras.
3. Informar solo ingresos y egresos totales. Sin rubros, sin comprobantes y sin saldo bancario, nadie puede verificar nada.
4. Reportar la morosidad como un solo número. Esconde a los deudores antiguos, que son los que más cuestan cobrar.
5. Cobrar a cuenta personal. Mezcla dinero del edificio con dinero de una persona y complica cualquier auditoría.
6. Ajustar la cuota sin pasar por asamblea. Si el presupuesto no alcanza, se convoca y se aprueba el reajuste.

Cómo llevar este control con Kasas360

• El presupuesto aprobado se registra por rubro y el sistema avisa cuando un rubro se excede.
• La cuota de mantenimiento se calcula por porcentaje de participación, con gastos comunes, fondo de reserva y agua según lectura del medidor, y la junta directiva aprueba antes de enviar los recibos.
• Cada gasto se registra con su factura o recibo por honorarios, proveedor con RUC y aprobación de la junta.
• El estado de cuenta por departamento muestra la deuda por antigüedad.
• El informe de gestión mensual en PDF reúne cobranza, gastos, fondos y deuda; al cerrar el mes queda final y se guarda en Documentos.

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Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un abogado. Revisa también el reglamento interno de tu edificio.